Plannen maken door te praten

Het is een groot probleem: we maken plannen door te praten. Hierdoor ontstaat een praatcultuur. Die plannen worden vervolgens in veel woorden samengevat. Die woorden zorgen niet voor hoge betrokkenheid. In dit artikel ga ik je uitnodigen om verbeeldingskracht te betrekken in je project en te ervaren hoe dit bijdraagt aan succes.

Woorden, woorden, woorden

Iedereen die in een organisatie werkt kent het belang van plannen maken. Hier gaat veel aandacht naar uit. Aan het begin van ieder jaar, ieder programma of project worden uitvoerige stukken getypt. In een noeste poging om anderen mee te nemen wordt gezocht naar de juiste woorden. Woorden om context te geven, woorden om informatieachterstand weg te werken, woorden om een visie uit te drukken en woorden om doelen te beschrijven. Zo’n tekst gaat vervolgens van hand tot hand, voor feedback, een correctieronde of besluit.

Na de finale klap mag een (project)manager er mee aan de slag. Dan blijkt dat wat op papier goed werkte, in praktijk een stuk weerbarstiger blijkt. Mensen lezen niet goed, het stuk blijft ongeopend in de mailboxen, de urgentie wordt niet gevoeld, De waan van de dag haalt ons in, de ideeën over de aanpak verschillen en ineens blijken er meer beslissers en belanghebbenden dan gedacht. De woorden bleken niet genoeg. Er wordt overleg ingepland. We zoeken opnieuw naar woorden, om met elkaar af te stemmen, ‘dezelfde taal te spreken’ en de neuzen dezelfde kant uit te krijgen.

Waarom iedere projectmanager zou moeten tekenen?

Van abstract naar concreet

De intentie van het zoeken naar de juiste woorden is goed. Het starten met een plan, waarin de doelen worden beschreven ook. De filosofie van Steven Covey (7 habits of highly effective people) wordt gevolgd: Begin met het eind voor ogen. Toch gaat er iets mis. Daarom zou ik de filosofie willen aanscherpen en toevoegen: begin met een concreet beeld voor ogen.

Bij het maken van nieuwe (jaar)plannen wordt veel strategische taal ingezet. Dit is taal met abstracte formuleringen. In algemene termen wordt een visie beschreven, veelal in de vorm van notities. Directie en (project)management vertrouwen erop dat woorden helpen om op koers te blijven. Maar men vergeet dat abstracte woorden horen en het grotere plaatje zien twee verschillende dingen zijn.

Wij mensen zijn emotionele wezens. Als we onze emoties niet kunnen verbinden aan de strategie of de plannen, is de kans groot dat we het voor gezien aannemen en vervolgens ergens in de mailbox archiveren.

Door te werken met abstracte formuleringen, is het net of het management van een bedrijf in een helikopter zit, hoog over vliegt en de medewerkers toeroept: kom in beweging! Jullie weten toch waar we naar toe gaan? Maar de medewerkers blijven staan waar ze staan. Ze doen wat ze altijd al deden, zodat ze krijgen wat ze altijd al kregen. En ze doen dat met de grootst mogelijke toewijding. Soms wordt letterlijk gezegd: ‘Ik zie het niet voor me’. Of: ‘Hoe zien ze dat voor zich?’. Of: ‘Snappen ze dan niet hoe het in de praktijk werkt?’ Taal kan deze kloof niet overbruggen.

Zakelijk tekenen: Het belang van gedeelde beelden

Onze ziel denkt in beelden. Daarom is het raadzaam om niet alleen in woorden te communiceren om een visie of projectdoelstelling over te brengen, maar juist gebruik te maken van plaatjes. Plaatjes dragen eraan bij dat medewerkers, projectgroepleden, beslissers en belanghebbenden een gedeeld beeld hebben van de gewenste situatie.
En hoe duidelijker mensen het voor zich zien, hoe groter de kans dat ze erin geloven. En als ze erin geloven? Dan hebben ze een goede reden om in beweging te komen.

Zakelijk Tekenen voor betere communicatie

Juist omdat we van nature in beelden denken kun je in je werk als (project)manager slim gebruik maken van visuele presentaties. Dit hoeft niet fancy te zijn. Met een flip-over en een stift kom je al een heel eind. Je kunt je ideeën van tevoren in een tekening vangen, om beter over te brengen wat je bedoelt, of zelfs live tekenen om toe te lichten hoe jij het voor je ziet. Door middel van tekeningen kun je bijvoorbeeld toelichten wat de kloof is tussen de huidige en gewenste situatie, kun je het jaarplan uittekenen, zodat iedereen voor zich ziet wat er gaat gebeuren en kun je de urgentie van de probleemstelling voelbaar maken in verhalen die tot de verbeelding spreken.

Inspireren versus informeren

Werken met tekeningen zorgt ervoor dat je stopt met informeren en een beroep doet op de verbeeldingskracht van je collega’s. In werksituaties doen we al gauw een beroep op het logische, taakgerichte brein. Door beeldend te werken wordt ook de rechterhersenhelft geprikkeld: daar waar inspiratie ontstaat, waar ons talent voor communicatie zit, waardoor we beeldend kunnen vertellen, en waar passie en bevlogenheid wordt aangesproken.

Uiteraard is het een wisselwerking. We prikkelen de verbeelding en vertalen die beelden vervolgens weer in logische, praktische acties. We gebruiken ‘the best of both worlds’ en betrekken beide hersenhelften.

Zakelijk tekenen in opmars

Tekenen in je werk voelt misschien in eerste instantie onwennig. Maar het is heel snel te leren. In steeds meer organisaties wordt zakelijk tekenen omarmd als waardevol instrument om in te zetten. Waar het in eerste instantie voorbehouden leek aan enkele creatievelingen in de organisatie, ontdekken steeds meer mensen het gemak van een tekening om je ideeën te ondersteunen. Tekenen dringt door in alle lagen van organisaties. Van uitvoering tot in de directiekamer. Met een eenvoudige tekeningen en pijlen wordt duidelijk gemaakt wat de samenhang is tussen verschillende projecten en wordt het grotere doel zichtbaar. Klantreizen worden gevisualiseerd, verbeterprocessen met plaatjes in kaart gebracht, persona getekend, werkdruk inzichtelijk gemaakt.

Door te werken vanuit beelden houden mensen overzicht, zien ze samenhang en kunnen ze zich makkelijker tot de informatie verhouden.

Tip om je ongemak bij zakelijk tekenen de baas te worden

Als je je zorgen maakt om de kwaliteit van je tekeningen, wil ik je een belangrijke tip geven. Zie het tekenen in je werk niet als creatieve uiting. Het hoeft niet mooi te zijn, of aan artistieke standaarden te voldoen. Je tekent niet om kunst te creëren, je tekent om je boodschap te verhelderen, je ideeën toe te lichten, overzicht te scheppen en beter samen te werken. Mooi is daar ondergeschikt aan.

Met eenvoudige vormen, stokpoppetjes, kaders en pijlen kun je al heel veel duidelijk maken. En dat? Dat kan iedereen!

Een eerdere versie van dit artikel verscheen in een gastblog die Rachel schreef. 

Vind jij ook dat iedere (project) manager zou moeten tekenen? Download gratis het e-book Zakelijk Tekenen in 10 minuten